Hoe tel ik mijn bezoekers?

We vinden het belangrijk om een accurate inschatting te kunnen maken van het aantal bezoekers op Open Monumentendag. Ook voor jou, als lokale organisator, bevat het bezoekersaantal nuttige info: om de economische impact van het evenement te berekenen, om de veiligheid te waarborgen en om op korte termijn correctere voorspellingen te maken over de nodige inzet van mensen, middelen en materialen. Kortom: meten is weten.

Er zijn verschillende telmethodes die je kan hanteren. Welke methode het best bij jou past, hangt sterk af van de schaal van je evenement en het aantal personeelsleden of vrijwilligers dat je kan/wil inzetten.

Om het aantal bezoekers zo goed mogelijk te tellen, testte Herita en de Karel de Grote Hogeschool samen met drie lokale organisatoren (Kasteel Beauvoorde, Donjon Ter Heyden, Hof ter Welle) tijdens Open Monumentendag 2018 het systeem van ‘gifting’. Hierbij werd aan elke individuele bezoeker een geschenk aangeboden, zodat op basis van het aantal uitgedeelde geschenken het aantal aanwezigen kon worden afgeleid. Als geschenk werd er geopteerd om stickers uit te delen, met een afbeelding van het lokale monument.

Bij de drie testcases stond er aan elke ingang een vrijwilliger, die op voorhand gebrieft was, om aan elke individuele bezoeker een sticker uit te delen. De bezoeker had de mogelijkheid om de sticker zelf bij te houden als souvenir, of op een speciaal voorzien paneel te kleven.

Voordelen van tellen via een geschenkje

Tellen via deze methode biedt tal van voordelen. De bezoekers nemen graag een geschenk in ontvangst en het geschenk vormt ook nog eens een blijvende herinnering aan Open Monumentendag. Voor de bevoegde vrijwilliger vormt dit ook een veel interessantere manier van tellen: de overhandiging van de sticker zorgt voor interactie met de bezoeker. Hierdoor wordt de vrijwilliger een ambassadeur van de organisatie. Door de interactie is de telling ook nauwkeuriger, in vergelijking met bijvoorbeeld turven.

Het aangeboden geschenk hoeft uiteraard geen (gepersonaliseerde) sticker te zijn. Wel kies je best iets dat in grote oplage gefabriceerd kan worden zodat de kostprijs laag blijft, maar toch leuk genoeg is dat de gemiddelde bezoeker het in ontvangst wil nemen.

Andere telmethoden

Naast deze methode zijn er nog tal van andere mogelijkheden. Zo kan je bijvoorbeeld turven of werken met een klikker. Beide systemen zijn goedkoop en eenvoudig toepasbaar. Het nadeel bij deze manier van tellen is dat de bevoegde vrijwilliger een passieve rol krijgt. Misschien heeft dit ook een invloed op de motivatie van de persoon in kwestie? Een minder gemotiveerde ‘teller’ zorgt automatisch ook voor een minder nauwkeurige telling.

Waarom het bezoekersaantal meten?

Zodra je na afloop van je evenement het bezoekersaantal bepaald hebt, kan je aan de slag voor de volgende editie van Open Monumentendag. Houd het bezoekersaantal in je achterhoofd bij de voorbereidingen van volgende evenementen. Zo verhoog je de kwaliteit van jouw evenement en verbeter je de beleving van de bezoeker.